Как заполнять спецификацию к чертежу

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

ЕСКД 2020: как оформлять документацию по-новому?

С 1 июля 2020 года действуют новые требования к оформлению текстовой документации. Цель нового свода правил — стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Структура и состав текстов в сфере строительства, машино- и приборостроения должны подчиняться единым нормам.

Два нововведения предусмотрены приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 175-ст от 29.04.2019.

• ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
• ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Обратите внимание и на ряд других ГОСТов, принятых в данной сфере:

• ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2019
• ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2019
• ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2019
• ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2019

Напомним, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД) в РФ считаются добровольными. И если вы выполняете заказ, можно руководствоваться стандартами, выставленными заказчиком. Если документация оформляется для российского рынка, стоит пользоваться правилами оформления из национального свода.

Продолжить работу по следует, если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС. Когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который был использован при их подготовке.

Как оформлять документацию: 4 способа

Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.

1. Машинописным способом в соответствии с Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004
2. Рукописным методом, используя положения Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562).
3. Применяя ЭВМ, согласно Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843).
4. На электронных носителях информации.

Обратите внимание, что текстовые документы электронных (ТДЭ), согласно правилам, допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные будут либо сгенерированы автоматически с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов, либо набираются вручную.

Техническое оформление документов: общие требования

Правила ГОСТ к оформлению тестовых документов отличаются. Всё зависит от того, кто утверждал стандарт (Таблица 1).

Таблица 1. Разница и сходство редакций ГОСТ.

Высота символов — не менее 2,5 мм.

• Шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
• допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм.

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ —

Абзацы начинается с отступа, равного

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм.

Интервал между строками — не менее 8 мм.

• Текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
• допускается использование двойного межстрочного интервала.

• Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
• расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

• Расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
• при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование нужно поместить только над первой частью таблицы.

Нумерацию документов ЕСКД позволяет сделать как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя: 9 запретов

В требованиях к текстовым документам содержится ряд запретов. Например, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД 2020) года запрещают:

1. Указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
2. Писать математические знаки без числового сопровождения.
3. Ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел.
4. Перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра.

В самом тексте недопустимо применять:

1. Сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
2. Обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
3. Для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
4. Произвольные словообразования.

К физическим величинам тоже есть требования:

1. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин (если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки).

Отклонение от обязательных требований не допускается, в соответствии с действующими правилами следует оформлять любой элемент текста.

Рекомендуем

Курс предусматривает изучение требований законодательства о техническом регулировании и стандартизации, освоение нормативных документов ЕСКД и ЕСТД, освоение основ проведения нормоконтроля конструкторской и технологической документации.

§ 101. Выполнение спецификации к сборочному чертежу

Графический конструкторский документ, определяющий состав сборочной единицы, комплекса или комплекта, называется спецификацией. Спецификация составляется в табличной форме на отдельных листах формата А4 (297 х 210) на каждую сборочную единицу (рис. 318). Основная надпись выполняется размером 40 х 185 в соответствии с ГОСТ 2.104—68.

Форма и порядок выполнения спецификации определяется ГОСТ 2.108—68. Заполняют спецификацию сверху вниз. Разделы спецификации располагаются в такой последовательности: документация, комплексы, сборочные единицы, детали, стандартные изделия, прочие изделия, материалы, комплекты.

Наличие тех или иных разделов определяется составом специфицируемого изделия. Наименование каждого раздела указывают в виде заголовка в графе «Наименование» и подчеркивают сплошной тонкой линией. После каждого раздела оставляют несколько свободных строчек для дополнительных записей.

Графа спецификации заполняется следующим образом.

1. В графе «Формат» указывает форматы документов, обозначения которых записаны в графе «Обозначение». В разделах «Стандартные изделия», «Прочие изделия» и «Материалы» эта графа не заполняется. Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в этой графе пишут «БЧ» (без чертежа).

2. В графе «Зона» указывают обозначение зоны в соответствии с ГОСТ 2.104—68. На учебных чертежах эта графа не заполняется.

3. В графе «Поз.» указывают порядковый номер составных частей, входящих в специфицируемое изделие. В разделах «Документация» и «Комплекты» эта графа не заполняется.

4. В графе «Обозначение» записывается обозначение документа на изделие (сборочную единицу, деталь) в соответствии с ГОСТ 2.201—80. В разделах «Стандартные изделия», «Прочие изделия» и «Материалы» эта графа не заполняется.

5. В графе «Наименование» указывают:

в разделе «Документация» только название документа;

в разделах «Комплекты», «Сборочные изделия», «Детали», «Комплексы» — наименование изделий основной надписью на конструкторских документах этих деталей, например «Колесо зубчатое», «Палец» и т. д.;

в разделе «Стандартные изделия» — наименование и обозначение изделий в соответствии со стандартами на это изделие, например «Болт М 12×70 ГОСТ 7805—70».

В пределах каждой категории стандартов на стандартные изделия запись производят по одноименным группам, в пределах каждой группы — в алфавитном порядке возрастания обозначений стандарта, в порядке возрастания размеров или основных параметров изделия. Например: группу крепежных изделий нужно записывать в такой последовательности: болты, винты, гайки, шайбы, шпильки и т. д.;

в разделе «Материалы» — обозначение материалов, установленных в стандартах и технических условия на эти материалы.

6. В графе «Кол.» указывают количество составных частей в одном специфицируемом изделии, а в разделе «Материалы» — общее количество материалов на одно изделие с указанием единицы измерения.

7. В графе «Примечание» указывают дополнительные сведения для производства, а также для изделий, документов, материалов, внесенных в спецификацию.

Заполнение спецификации чертежа

Любое функциональное изделие состоит из набора предметов собранных между собой в единое целое. Для того чтобы понять из чего состоит тот или иной узел, разработанный конструкторским коллективом, необходимо располагать информацией о его составе. В книгах для того чтобы отыскать нужную страницу предусмотрено оглавление, которое отображает всё её содержание в виде списка разделов и параграфов. Изделие же состоит из определённого количества деталей и узлов, число которых зачастую превышает общую сумму страниц в среднестатистической книге. Основой для отображения структуры того или иного изделия, является лист формата А4 , на котором воспроизводятся необходимые данные в порядке установленном стандартом. Документ, систематизирующий номенклатуру изделия, называется «спецификация».

Спецификация, форма 1 и 1а

Конструкторская спецификация, которая по своему содержанию превосходит объём информации умещающейся на одном листе, расширяется на последующие листы формы 1а. На верхней картинке справа изображён образец спецификации. Образцы спецификаций можно скачать здесь.

Допускается выполнять спецификации на сборочных чертежах совместно с изображением сборки, в случае если число деталей позволяет это сделать.

В спецификации соблюдается следующая иерархия записи расположения документов:

• документация
• комплексы
• сборочные единицы
• детали
• стандартные изделия
• прочие изделия
• материалы
• комплекты

Документация – это комплект документов, который включает в себя ряд данных в графической и текстовой форме. В состав документации входят такие документы как: монтажный чертеж, сборочный чертеж, пояснительная записка, схема, паспорт, технические условия и т. д.

Комплексы – совокупность документов формирующих одно целое.

Сборочные единицы – это составляющие общей сборки, которые в свою очередь сами состоят из отдельных элементов и подлежат сборочным операциям таким как, запрессовка, сварка, пайка, склеивание, клёпка и др.

Детали – это изделия, изготовляемые из однородного материала без применения сборочных операций.

Стандартные изделия – изделия, примененные по стандартам:

• государственным
• отраслевым
• республиканским
• стандартам предприятий

Прочие изделия – изделия, примененные не по стандартам, а по техническим условиям.

Материалы – все материалы, непосредственно входящие в специфицируемое изделие.

Последовательность записи рекомендуется выполнять в соответствии с нижеперечисленной структурой:

• металлы черные
• металлы цветные
• кабели, провода и шнуры
• пластмассы
• материалы текстильные и бумажные
• лесоматериалы
• материалы из резины и кожи
• минеральные материалы, стеклянные и керамические
• химикаты, нефтепродукты, лаки и краски
• материалы прочие

Запись наименований определённого вида материала уславливается производить в алфавитном порядке, а в рамках того или иного наименования – в порядке возрастания размеров или других свойственных технике величинам.

Комплект – не меньше двух единиц изделий, представляющих из себя группу документов, предназначенных для выполнения вспомогательных функций, которые непосредственно входят в классифицируемое изделие и поставляются вместе с ним.